Mã vạch sản phẩm giúp định danh, quản lý và lưu thông hàng hóa trên thị trường. Đặc biệt, từ năm 2026, hệ thống pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa và truy xuất nguồn gốc có nhiều thay đổi đáng chú ý. Nghị định 37/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 23/01/2026 và có hiệu lực từ cùng ngày, trong đó đặt ra các quy định mới về mã truy xuất, hệ thống truy xuất nguồn gốc và kết nối, chia sẻ dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa mã số sản phẩm, mã vạch, mã truy xuất nguồn gốc và dữ liệu truy xuất để tránh sử dụng sai hoặc hiểu không đầy đủ về giá trị pháp lý của mã trên sản phẩm.

1. Mã vạch sản phẩm là gì?

Về bản chất, mã vạch là cách thể hiện mã số dưới dạng các vạch và khoảng trắng để thiết bị quét có thể nhận diện và đọc tự động. Trong hệ thống GS1, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại mã số khác nhau tùy thuộc vào mục đích quản lý. Đối với sản phẩm bán lẻ phổ biến tại Việt Nam, loại mã thường gặp là GTIN-13 được thể hiện bằng mã vạch EAN-13.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định số 37/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định nhiều nội dung mới về thủ tục hành chính trong lĩnh vực mã số mã vạch. Các quy định được sửa đổi theo hướng đơn giản hóa thủ tục, đẩy mạnh thực hiện trên môi trường điện tử, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình đăng ký và sử dụng mã số mã vạch.

Dữ liệu truy xuất có thể bao gồm:

• Tên sản phẩm, hàng hóa;
• Hình ảnh sản phẩm;
• Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh;
• Địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh;
• Xuất xứ sản phẩm;
• Các sự kiện quan trọng trong chuỗi cung ứng;
• Thương hiệu, nhãn hiệu, số lô/mẻ hoặc số sê-ri sản phẩm (nếu có);
• Hạn sử dụng nếu có;
• Các tiêu chuẩn, quy chuẩn được áp dụng.

2. Cấu tạo của mã số mã vạch

Theo quy định hiện hành, tiền tố mã quốc gia Việt Nam là 893 do GS1 cấp cho GS1 Việt Nam. Nghị định 37/2026/NĐ-CP tiếp tục ghi nhận tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” và quy định về mã số sản phẩm toàn cầu GTIN.

1. Ba số đầu – tiền tố mã quốc gia

Ba số đầu tiên là 893, thể hiện tiền tố mã quốc gia được GS1 cấp cho Việt Nam.

Tuy nhiên, đây là điểm rất dễ bị hiểu nhầm.

2. Mã doanh nghiệp

Tiếp theo là phần mã nhận diện doanh nghiệp hoặc tổ chức/cá nhân được cấp quyền sử dụng mã. Độ dài phần mã doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo loại mã và số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đăng ký quản lý.

Về nguyên tắc, doanh nghiệp được cấp tiền tố mã doanh nghiệp để tạo lập các mã sản phẩm thuộc phạm vi quản lý của mình.

3. Mã sản phẩm

Mã sản phẩm được doanh nghiệp sử dụng để phân biệt từng thương phẩm. Số lượng mã sản phẩm phụ thuộc vào số lượng thương phẩm mà doanh nghiệp cần định danh.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể có nhiều mã vạch cho các nhóm sản phẩm:

• Nước uống chai 330 ml;
• Nước uống chai 500 ml;
• Nước uống thùng 24 chai;
• Nước uống hương chanh;
• Nước uống hương dâu.

Nếu các sản phẩm là những thương phẩm khác nhau theo quy tắc định danh GS1 thì không nên tùy tiện sử dụng chung một GTIN.

Do đó, khi xây dựng hệ thống mã sản phẩm, doanh nghiệp cần lập danh mục sản phẩm và xác định rõ từng quy cách, chủng loại, dung tích, khối lượng hoặc biến thể sản phẩm trước khi tạo mã.

4. Số kiểm tra

Chữ số cuối cùng của mã EAN-13 là số kiểm tra (check digit). Số này được tính toán theo thuật toán quy định nhằm giúp hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dãy số khi mã được quét.

Nếu doanh nghiệp tự nhập sai một chữ số trong mã, số kiểm tra có thể không còn phù hợp và mã có nguy cơ không được hệ thống nhận diện chính xác.

3. Quy trình đăng ký mã số mã vạch

Năm 2018, Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – GS1 Việt Nam triển khai hệ thống đăng ký mã số ãm vạch trực tuyến qua cổng thông tin VNPC: https://vnpc.gs1.gov.vn/. Tuy nhiên từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Để đăng ký mã vạch trực tuyến cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân có nhu cầu cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ đăng ký theo quy định tại Nghị định số 37/2026/NĐ-CP trực tiếp trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Trường hợp Cổng dịch vụ công quốc gia bị lỗi tổ chức, cá nhân nộp trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính gửi đến Bộ phận một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ (Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia). Trong đó lựa chọn:

- Tổ chức thực hiện nộp hồ sơ lựa chọn đăng ký loại tiền tố mã doanh nghiệp: 12 số, 10 số, 9 số, 8 số, 7 số;

- Thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch; nộp phí cấp mã số, mã vạch theo quy định.

Thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được cấp theo đăng ký của tổ chức, cá nhân; trường hợp tổ chức, cá nhân thay đổi về tên, địa chỉ, hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được giữ nguyên theo lần cấp trước đó.

Bước 2: Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia tiếp nhận hồ sơ, xem xét, thẩm định theo quy định:

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, cơ quan xử lý thông báo tình trạng hồ sơ cho doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc. Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, cơ quan xử lý thực hiện cấp Quyền sử dụng mã số mã vạch dưới dạng bản điện tử trong thời hạn 07 ngày làm việc.

Bước 3: Trả kết quả trực tuyến. Hồ sơ được cấp mã số doanh nghiệp theo đề nghị của doanh nghiệp. 

Bước 4: Nhận mã số doanh nghiệp, bắt đầu tạo mã vạch cho sản phẩm. Doanh nghiệp kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm trên hệ thống, sau đó phát hành và công bố mã vạch

Lệ phí nhà nước: 1.000.000 Việt Nam Đồng. (Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng). Ngoài ra, doanh nghiệp nộp phí duy trì tùy theo nhu cầu sử dụng, 

Thời hạn hiệu lực: không còn cố định 03 năm kể từ ngày cấp như trước đây. Theo quy định mới, doanh nghiệp được đăng ký thời hạn sử dụng theo nhu cầu, góp phần nâng cao tính chủ động trong quá trình quản lý và sử dụng mã số mã vạch.

4. Hồ sơ đăng ký gồm những gì?

Tổ chức, cá nhân lập 01 bộ hồ sơ theo quy định trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

• Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký với các nội dung quy định tại Mẫu số 5 Phụ lục VII Nghị định số 37/2026/NĐ-CP. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử thực hiện theo các thông tin bắt buộc;
• Sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đã được xác thực để thực hiện thủ tục cấp mới quyền sử dụng mã số, mã vạch. Trường hợp trên tài khoản VNeID chưa tích hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương đương, thì người nộp hồ sơ cần cung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của các giấy tờ này;
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.

Thời gian thực hiện: 10-12 ngày làm việc

Sau khi hồ sơ tiếp nhận hợp lệ, rung tâm Mã số mã vạch Quốc gia cập nhật thông tin trên hệ thống. Đồng thời, cấp giấy phép sử dụng mã số mã vạch cho doanh nghiệp.

Thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được cấp theo đăng ký của tổ chức, cá nhân; trường hợp tổ chức, cá nhân thay đổi về tên, địa chỉ, hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được giữ nguyên theo lần cấp trước đó.

5. Điểm mới quan trọng năm 2026: tăng cường truy xuất nguồn gốc

Năm 2026 đánh dấu sự thay đổi đáng chú ý trong cách tiếp cận quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định hệ thống truy xuất nguồn gốc và việc kết nối, chia sẻ dữ liệu. Đối với trường hợp phải kết nối với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia, hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu dữ liệu tối thiểu theo quy định.

Sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc danh mục và lộ trình truy xuất nguồn gốc bắt buộc do bộ quản lý ngành, lĩnh vực công bố; hoặc trường hợp tổ chức, cá nhân đăng ký kết nối tự nguyện. Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc gia cũng thông tin về việc từ ngày 01/7/2026, nhóm hàng hóa thuộc diện rủi ro cao theo lộ trình phải thực hiện truy xuất nguồn gốc bắt buộc và kết nối, đồng bộ dữ liệu theo quy định.

Nếu bạn đang gặp rắc rối liên quan đến việc cấp phép MÃ SỐ MÃ VẠCH hay CÔNG BỐ SẢN PHẨM, quý khách hàng hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Hệ thống TRUNG ĐÔNG HƯNG tự hào là đơn vị tiên phong đem đến cho bạn sự nhanh chóng, tiện lợi và chi phí hợp lý.