Trong quá trình hoạt động, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không phải lúc nào cũng giữ nguyên. Khi có sự thay đổi hoặc phát sinh các trường hợp theo quy định, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục tương ứng.

1. Các trường hợp cần thực hiện thay đổi trong quá trình hoạt động

a/ Các trường hợp đăng ký điều chỉnh Giấy phép

Theo Điều 15 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép phải được điều chỉnh khi có một trong các thay đổi sau:

• Thay đổi tên thương nhân nước ngoài.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài.
• Thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Thay đổi tên Văn phòng đại diện.
• Thay đổi nội dung hoạt động.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện trong cùng tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.

Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nhanh chóng thực hiện trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi.

b/ Các trường hợp cấp lại Giấy phép

Giấy phép được cấp lại trong các trường hợp:

• Chuyển địa điểm Văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố khác hoặc sang khu vực thuộc Ban Quản lý khác.
• Giấy phép bị mất, rách, hư hỏng hoặc tiêu hủy.

c/ Các trường hợp gia hạn Giấy phép

Khi Giấy phép sắp hết thời hạn, thương nhân nước ngoài có quyền đề nghị gia hạn nếu vẫn đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Hồ sơ gia hạn phải được nộp ít nhất 30 ngày trước ngày Giấy phép hết hiệu lực.

d/ Các trường hợp bị thu hồi Giấy phép

Điều 44 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định một số trường hợp Văn phòng đại diện có thể bị thu hồi Giấy phép thành lập, bao gồm:

• Không hoạt động trong thời gian 01 năm và không phát sinh giao dịch với cơ quan cấp phép.
• Không thực hiện chế độ báo cáo hoạt động trong 02 năm liên tiếp.
• Không gửi báo cáo theo yêu cầu của cơ quan cấp phép trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày hết hạn báo cáo hoặc kể từ khi có yêu cầu bằng văn bản.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Do đó, sau khi được cấp phép, thương nhân nước ngoài cần duy trì hoạt động thực tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo và tuân thủ quy định pháp luật để tránh bị thu hồi Giấy phép.

2. Chức năng của Văn phòng đại diện

Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc

Đây là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện có thể tiếp nhận thông tin, duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý nhà nước và thực hiện các hoạt động hành chính phục vụ thương nhân nước ngoài.

Nghiên cứu thị trường

Văn phòng đại diện được phép tiến hành khảo sát thị trường, thu thập thông tin kinh tế, phân tích môi trường đầu tư, nghiên cứu nhu cầu khách hàng, đánh giá đối thủ cạnh tranh và tổng hợp dữ liệu phục vụ chiến lược kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Đây là hoạt động phổ biến trước khi thương nhân nước ngoài quyết định đầu tư trực tiếp hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Xúc tiến thương mại và thúc đẩy cơ hội đầu tư

Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động như:

• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của thương nhân nước ngoài;
• Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp;
• Tìm kiếm khách hàng và đối tác;
• Kết nối thương mại;
• Hỗ trợ các hoạt động xúc tiến đầu tư;
• Tham gia hội nghị, hội thảo, triển lãm và các chương trình xúc tiến thương mại.

Những hoạt động này đều nhằm mục đích hỗ trợ thương nhân nước ngoài mở rộng thị trường nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu tại Việt Nam.

3. Những hoạt động Văn phòng đại diện không được phép thực hiện

Bên cạnh các quyền được pháp luật cho phép, Văn phòng đại diện cũng bị giới hạn rất rõ về phạm vi hoạt động. Theo quy định hiện hành, Văn phòng đại diện không được:

• Trực tiếp mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ tại Việt Nam.
• Thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.
• Xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
• Thu tiền từ khách hàng đối với hoạt động kinh doanh.
• Thực hiện hoạt động ngoài nội dung được cấp phép.

4. Thành phần hồ sơ thay đổi Giấy phép Văn phòng đại diện

Tùy từng nội dung thay đổi, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, thông thường sẽ bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu.
• Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Tài liệu chứng minh nội dung thay đổi, tương ứng với từng trường hợp:
  • Quyết định hoặc văn bản của thương nhân nước ngoài về việc thay đổi.
  • Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương đã cập nhật (nếu thay đổi tên, địa chỉ hoặc thông tin của thương nhân nước ngoài).
  • Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu mới (nếu thay đổi người đứng đầu).
  • Hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu mới.
  • Hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ chứng minh quyền cho thuê địa điểm (nếu thay đổi trụ sở).
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thủ tục).
• Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự (nếu thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa), dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

LƯU Ý: 

- Mọi thông tin trên hồ sơ điều chỉnh phải thống nhất với Giấy phép hiện tại và các giấy tờ pháp lý của thương nhân nước ngoài để tránh phải bổ sung, sửa đổi hồ sơ.

- Sau khi được cấp Giấy phép điều chỉnh, Văn phòng đại diện cần cập nhật các thông tin liên quan trong quá trình hoạt động như cập nhật biển hiệu, thông tin đăng ký tài khoản ngân hàng, hợp đồng lao động, cơ quan quản lý thuế và các giao dịch liên quan đến đối tác, khách hàng.

Nếu bạn đang gặp rắc rối liên quan đến việc cấp phép THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, quý khách hàng hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Hệ thống Trung Đông Hưng tự hào là đơn vị tiên phong đem đến cho bạn sự nhanh chóng, tiện lợi và chi phí hợp lý.