Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, nhiều doanh nghiệp nước ngoài mong muốn tiếp cận thị trường Việt Nam để tìm kiếm cơ hội hợp tác, mở rộng mạng lưới khách hàng và nghiên cứu môi trường đầu tư trước khi thực hiện các hoạt động kinh doanh chính thức. Một trong những hình thức hiện diện thương mại được lựa chọn phổ biến là thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Theo quy định của Luật Thương mại năm 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập hợp pháp tại Việt Nam nhằm thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại, không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi hoặc kinh doanh tại Việt Nam.

Khác với Chi nhánh của thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không có chức năng cung cấp dịch vụ hoặc ký kết, thực hiện hợp đồng thương mại để phát sinh doanh thu, trừ trường hợp được thương nhân nước ngoài ủy quyền theo từng giao dịch và phù hợp với quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện chủ yếu đóng vai trò là cầu nối giữa thương nhân nước ngoài với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam.

2. Ai được phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài?

Theo Điều 2 và Điều 3 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, đối tượng được phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó được thành lập, đồng thời việc thành lập phải phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Một thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập 01 (một) Văn phòng đại diện hoặc một Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Quy định này nhằm tránh việc thành lập tràn lan nhiều Văn phòng đại diện trong cùng một địa phương để thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi được pháp luật cho phép.

Bên cạnh đó, Nghị định 07/2016/NĐ-CP cũng xác định rõ Văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đã được thành lập tại Việt Nam không thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định này. Ngoài việc đáp ứng tư cách thương nhân, việc thành lập Văn phòng đại diện còn phải phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đối với các ngành nghề chưa có cam kết mở cửa thị trường hoặc thương nhân đến từ quốc gia chưa tham gia điều ước quốc tế với Việt Nam, việc cấp phép chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định cụ thể các điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đây là những điều kiện bắt buộc mà cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét trước khi quyết định cấp phép.

Thứ nhất, thương nhân nước ngoài phải được thành lập hợp pháp

Thương nhân phải được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận. Đây là căn cứ chứng minh tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài khi hoạt động tại Việt Nam.

Thứ hai, đã hoạt động tối thiểu 01 năm

Thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. Quy định này nhằm bảo đảm thương nhân đã có quá trình hoạt động thực tế, hạn chế việc thành lập doanh nghiệp chỉ để mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Thứ ba, thời hạn hoạt động của doanh nghiệp còn ít nhất 01 năm

Đối với quốc gia mà Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương có quy định thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại của doanh nghiệp phải tối thiểu 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ. Nếu doanh nghiệp sắp hết thời hạn hoạt động thì sẽ không đủ điều kiện để được cấp phép.

Thứ tư, nội dung hoạt động phải phù hợp cam kết quốc tế

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đây là điều kiện đặc biệt quan trọng đối với các thương nhân hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ.

Thứ năm, trường hợp đặc biệt phải có ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành

Nếu thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia chưa tham gia điều ước quốc tế với Việt Nam hoặc nội dung hoạt động không thuộc phạm vi cam kết mở cửa thị trường thì việc cấp phép chỉ được thực hiện sau khi có văn bản chấp thuận của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

QUY TRÌNH THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

4. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Theo Điều 9 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm.

Tuy nhiên, thời hạn này không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài nếu giấy tờ đó có quy định về thời hạn hoạt động.

Ví dụ:

• Công ty nước ngoài còn thời hạn hoạt động 08 năm thì Văn phòng đại diện được cấp Giấy phép 05 năm.
• Công ty nước ngoài chỉ còn thời hạn hoạt động 03 năm thì Giấy phép Văn phòng đại diện cũng chỉ được cấp tối đa 03 năm.

Sau khi hết thời hạn, nếu vẫn có nhu cầu hoạt động tại Việt Nam và đáp ứng các điều kiện theo quy định, thương nhân nước ngoài có thể thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép.

5. Những quy định cần chú ý trong quá trình hoạt động

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải tuân thủ nhiều nghĩa vụ pháp lý trong suốt quá trình hoạt động tại Việt Nam. Cụ thể:

Chỉ được hoạt động đúng phạm vi được pháp luật cho phép

Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, không được phát sinh doanh thu tại Việt Nam và không được thực hiện các hoạt động vượt quá nội dung ghi trong Giấy phép thành lập. Trong trường hợp thương nhân nước ngoài có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc ký kết hợp đồng nhằm mục đích sinh lợi tại Việt Nam thì phải lựa chọn hình thức đầu tư phù hợp như thành lập Chi nhánh (nếu được pháp luật cho phép) hoặc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật về đầu tư.

Thực hiện đúng quy định về trụ sở

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và các quy định chuyên ngành khác. Đồng thời, Văn phòng đại diện không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở dưới bất kỳ hình thức nào. Việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro bị cơ quan cấp phép yêu cầu sửa đổi hoặc từ chối hồ sơ.

Tuân thủ quy định về tên gọi

Tên của Văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, bao gồm tên của thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện". Tên phải được gắn tại trụ sở, đồng thời được thể hiện trên các giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm của Văn phòng đại diện với kích thước nhỏ hơn tên của thương nhân nước ngoài.

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ

Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất của Văn phòng đại diện là thực hiện chế độ báo cáo hoạt động hàng năm. Theo Điều 32 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động của năm trước theo mẫu của Bộ Công Thương đến cơ quan đã cấp Giấy phép. Ngoài báo cáo định kỳ, Văn phòng đại diện còn phải cung cấp tài liệu, giải trình hoặc báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu. Việc không thực hiện chế độ báo cáo có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm nguy cơ bị thu hồi Giấy phép thành lập.

Người đứng đầu phải đáp ứng quy định của pháp luật

Người đứng đầu Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền. Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu phải lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định người đứng đầu Văn phòng đại diện không được đồng thời kiêm nhiệm một số chức danh nhằm tránh xung đột về quyền và nghĩa vụ, chẳng hạn như:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài hoặc của doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam trong các trường hợp pháp luật cấm.

Thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép khi có thay đổi

Trong quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về tên thương nhân nước ngoài, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu, tên Văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở hoặc nội dung hoạt động thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi. Việc chậm thực hiện thủ tục điều chỉnh có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động Văn phòng đại diện.

Hoàn thành nghĩa vụ khi chấm dứt hoạt động

Khi chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện phải:

• Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định.
• Thanh toán đầy đủ các khoản nợ, bao gồm nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
• Giải quyết đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.
• Niêm yết công khai việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở Văn phòng đại diện.

Nếu bạn đang gặp rắc rối liên quan đến việc cấp phép THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, quý khách hàng hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Hệ thống Trung Đông Hưng tự hào là đơn vị tiên phong đem đến cho bạn sự nhanh chóng, tiện lợi và chi phí hợp lý.